Uddrag fra rapport udarbejdet af LIFE revisionsgruppen april 2006
Projektgruppen har gennemført en systematisk sammenligning mellem EMAS og Dogme. Analysen er gennemført ved at sætte de to systemer over for hinanden med udgangspunkt i EMAS-systematikken. Det vil sige, at kravene i den del af EMAS bekendtgørelsen som omhandler selve systemdelen (svarende til ISO 14.001) er opdelt i de enkelte aktivitetsafsnit. Derudover er relevante paragraffer og bilag fra EMAS bekendtgørelsen indarbejdet i skemaet. Bidraget til Dogme delen er henholdsvis samarbejdsaftalen og Dogme dokumentet. Sammenligningen mellem EMAS og Dogme har dannet grundlag for en række diskussioner i projektgruppen. Derudover har projektgruppen drøftet sammenligningen med en ekspert i miljøledelsessystemer.
Sammenligningen af de to systemer viser, at på en lang række punkter er der ens lignende krav i EMAS og Dogme, selvom det helt grundlæggende er to forskellige størrelser. Begge systemer bygger på fremdrift og der skal kunne måles på forbedringerne. Både i EMAS og Dogme er der fokus på miljømål og – indsatsområder, men en forskel i de to systemer er tilgangen til disse. I EMAS har organisationen et stort råderum til selv at fastlægge miljømål og dertil knyttet miljøaktiviteter. Hvor Dogme fastlægger specifikke indsatsområder, som kommunerne skal arbejde hen i mod.
Sammenligningen viser også, at der er områder i EMAS som Dogme dokumentet ikke nævner som særlige krav. Det drejer sig bl.a. om dokumentstyring, driftsstyring, nødberedskab samt kravene om registreringer og evaluering af afvigelser. Derudover beskriver EMAS mere specifikt hvad man skal forholde sig til i forhold til organisationens kommunikation. Det skal dog nævnes, at det ikke betyder at der ikke sker aktiviteter i det daglige arbejde ude i kommunerne i relation til Dogme, som minder om aktiviteterne i EMAS områderne dokumentstyring, driftsstyring, registreringer og evaluering.
På tilsvarende vis er der elementer i Dogme, som ikke er med i EMAS. Det handler hovedsagelig om idegrundlaget for hele samarbejdet, hvor der er en forpligtelse til at arbejde bredt, opdyrke nye temaer og miljømål i fællesskab samt ønsket om at få flere kommuner med ind i fællesskabet.
I det efterfølgende kapitel er seks udvalgte fokusområder nærmere beskrevet med henblik på at finde elementer eller aktiviteter i systemerne, som med fordel kunne inspirere henholdsvis EMAS og Dogme.
På baggrund af den systematiske sammenligning af EMAS over for Dogme har arbejdsgruppen udvalgt seks fokusområder, hvor de to systemer i særlig grad har noget at lære af hinanden. De seks fokusområder er
EMAS forordningen forpligter organisationen til at formulere procedurer for, hvordan organisationen kommunikerer. Her er både tale om kommunikation inden for egen organisation samt om kommunikation til eksterne parter. Der stilles krav om at kommunikationen indarbejdes systematisk som en del af organisationens miljøarbejde og at organisationen udarbejder procedurer for miljøkommunikationen, men der er metodefrihed i forhold til hvorledes kommunikationsopgaven løftes. EMAS stiller endvidere krav om, at organisationen med jævne mellemrum udarbejder en miljøredegørelse, der rettes mod organisationens omverden.
Der står ikke noget specifikt til kommunikation i Dogmedokumentet eller samarbejdsaftalen, udover kravet om at der årligt udarbejdes et grønt regnskab i den enkelte kommune, som jo på sin vis er et kommunikationsmedie.
Dogmestyregruppen har udarbejdet en kommunikationsstrategi for 2003 - 2006. I forlængelse af kommunikationsstrategien er meget af den kommunikation der er foregået på samarbejdsniveau, sket gennem Dogmesekretariatet i forbindelse med Dogmekonferencen og uddelingen af den fælles miljøpris. Derudover er der lagt op til at den enkelte arbejdsgruppe under Dogmesamarbejdet kan tage initiativ til artikler i tidsskrifter og nyhedsmedier. Dette er sket enkelte gange. Der har altså primært været fokus på den eksterne kommunikation rettet mod den brede offentlighed.
Arbejdsgruppen vurderer, at kommunikationen er et vigtigt element i arbejdet med at forankre og udbedre kendskabet til Dogme. Kommunikationsindsatsen kan styrkes og målrettes nye områder. Her tænkes særligt på den interne kommunikation i den enkelte kommune og den del af idegrundlaget som handler om løbende at hverve andre kommuner til Dogmesamarbejdet. Det kan overvejes om det ikke vil være hensigtsmæssigt at lærer af EMAS og styrke kravet til kommunikationen i Dogmedokumentet.
Arbejdsgruppen vurderer også, at EMAS ’ krav om en årlig miljøredegørelse kunne sikre at Dogmekommunerne fik vist indsatsen og resultaterne af Dogmesamarbejdet, og ikke mindst en vurdering fra den enkelte kommunes (top)ledelse om hvordan man selv synes at det går. I princippet behøver det ikke være endnu en publikation fra kommunen. Man kunne vælge at lade det indgå i det eksisterende grønne regnskab.
Dogme kan lære af EMAS omkring den interne og eksterne kommunikation
Det anbefales:
§ At det indføjes i Dogmedokumentet, at Dogmesamarbejdet og den enkelte Dogmekommune får beskrevet hvordan man vil håndtere den interne og eksterne kommunikation der er knyttet til Dogmesamarbejdet. Og at indsatsen evalueres med jævne mellemrum.
§ At den enkelte kommune udgiver en miljøredegørelse som fortæller omverdenen om Dogmeindsatsen, den reelle fremdrift med udgangspunkt i revisionernes resultater samt ledelsens vurdering.
tilbage til fokusområder
EMAS forordningen kræver at det jævnligt vurderes om organisationen overholder gældende lovgivning. I Dogmesamarbejdet er der ingen krav specifikt rettet mod overholdelse af lovgivning og politiske beslutninger. Det er implicit et forhold som man forudsætter er på plads. Dogme kommunerne vil mere end det almindelige miljøarbejde som de danske kommuner er forpligtet til at udføre.
Arbejdsgruppen vurderer, at det ikke tidligere har givet problemer, men at man må være opmærksom på at dette kan ændres. Her tænkes på udbredelse af Dogmekonceptet til andre landes lokale myndigheder. Arbejdsgruppen har ikke det overblik over hvordan lokale miljømyndigheder arbejder i de andre EU lande, men i Danmark er der jo en kultur og en række virkemidler f.eks. i form af tilsynsindberetninger, krav om udarbejdelse af diverse sektorplaner osv. som sikrer at der bliver fulgt op på gældende lovgivning.
For at være på den sikre side, vurdere arbejdsgruppen at det vil være en fordel at indføje at kommunerne skal overholde gældende miljølovgivning og andre relevante politiske beslutninger, så man sikrer, at Dogmeindsatsen ikke medfører at andre miljøkrav nedprioriteres.
Dogme kan lære af EMAS omkring en præcisering af at gældende miljølovgivning som minimum skal overholdes.
Det anbefales
§ At der indføjes et krav i Dogmedokumentet om, at kommunerne skal overholde gældende miljølovgivning.
tilbage til fokusområder
EMAS forpligter ledelsen til med jævne intervaller at gennemføre det som kaldes ledelsens gennemgang. Her tager topledelsen stilling til om systemet fungerer hensigtsmæssigt, om målene er korrekte og værdifulde, og ledelsen kan give deres anbefalinger til forbedringer og effektivisering af systemet eller indsatsen.
Dogme stiller ikke direkte krav om en ”ledelsens gennemgang”. I praksis sker det i et vist omfang i Dogme-samarbejdet, idet den politiske styregruppe for Dogme-samarbejdet årligt drøfter resultaterne af den eksterne revision af miljøarbejdet i de enkelte kommuner. Denne revision sker i hver enkelt kommune af en akkrediteret miljørevisor. Ligeledes drøftes resultatet af revisionen i de enkelte kommuner. Hvem der drøfter revisionens resultater og hvad der drøftes er individuelt.
Arbejdsgruppen mener, at det kunne styrke Dogme-samarbejdet, at formulere mere præcise krav om at gennemføre en ledelsens gennemgang, på såvel kommuneniveau som i den politiske styregruppe eller embedsmandsgruppen for Dogme.
Ved at holde en ”ledelsesgennemgang” en gang om året i den enkelte kommune vil det indebærer at den enkelte kommune systematisk forholder sig til sit dogmearbejde og tager stilling til om indsatsen er tilstrækkelig. Ansvaret kan i princippet ligge hos enten kommunalbestyrelsen, teknik- og miljøudvalget eller hos den øverste administrative ansvarlige for miljøområdet. Om en eventuel ledelsesgennemgang med fordel kan ligge før eller efter den eksterne revision er ikke afklaret.
Arbejdsgruppen mener, at ledelsens gennemgang på Dogme samarbejdsniveau kan fungere som et strategisk værktøj i styringen af Dogme. Ledelsens gennemgang vil sikre at der arbejdes dynamisk og konstruktivt og formuleres nye mål for Dogme, der matcher kommunernes miljøpolitiske udfordringer. Drøftelser af denne art forekommer allerede i Dogmesamarbejdet, men kan formaliseres og understøttes.
Styregruppen eller embedsmandsgruppen kan med fordel gennemfører ledelsesgennemgang en gang om året efter at de eksterne revisioner er afsluttet ude i de enkelte dogmekommuner. Her må de tage stilling til om de understøtter arbejdet tilstrækkeligt og om der er behov for at ændre Dogmedokumenterne.
Det vil ikke være muligt at ændre Dogme-formuleringerne hvert år, men en 4. års - kadence for reformulering af Dogme-dokumenterne kunne være realistisk. Sker der en ændring i Dogmedokumenterne må det vedtages at kommunalbestyrelserne i samtlige dogmekommuner.
Dogme kan lære af EMAS omkring ”Ledelses gennemgang”
Det anbefales
§ At der i Dogme samarbejdsaftalen formuleres et eksplicit krav om en ”Ledelsens gennemgang” i Dogme 2000-Samarbejdsaftalen. Kravet skal sikre at den politiske styregruppe eller embedsmandsgruppen jævnligt evaluerer om samarbejdet fortsat fungerer effektivt og er i udvikling, samt tager stilling til eventuelle justeringer i Dogme-samarbejdet.
§ At de enkelte kommuner ligeledes gennemfører en årlig ledelsens gennemgang.
tilbage til fokusområder
Et helt centralt omdrejningspunkt i Dogme er udarbejdelsen af Agenda 21 planer. Kravet om en plan for Agenda 21 kan beskrives som paraplyen for de øvrige indsatser i Dogme. Agenda 21 opfattes meget bredt i Dogme. Der lægges vægt på at alle tre målgrupper inddrages: 1) Kommunens egen virksomhed, 2) Virksomheder 3) Borgere. For eksempel er det præciseret, at boligområder skal inddrages i Dogme. De brede målgrupper viser, at Dogme arbejder med hele civilsamfundet i kommunen, og miljøsamarbejdet opfattes bredere og som mere end blot de traditionelle myndighedsopgaver. Udarbejdelsen af Agenda 21 planer medvirker til øget tværsektoriel tænkning og helhedsorientering i miljøarbejdet.
EMAS kan lære af den brede aktørinddragelse i Dogme-samarbejdet og af de helhedsorienterede planer. De utraditionelle veje, den tværgående tænkning, og opfattelsen af at opgaven med miljøforbedringer rækker langt ud over egen organisation. Dette er ikke tilfældet for EMAS i dag, idet den er langt mere orienteret mod enkeltorganisationer og deres egen produktion, og kun i svag grad inddrager og forankrer indsatsen i virksomhedens værdikæde (underleverandører), hos aktører i lokalsamfundet eller blandt andre af virksomhedens interessenter.
Anbefaling: EMAS kan lære af Dogme omkring helhedsorienterede planer for miljøarbejdet
Det anbefales:
§ EMAS på virksomhedsniveau kan med fordel øge samarbejdet med virksomhedens interessenter/relationer samt lokalsamfundet for eksempel naboer, borgere, fagforeninger, underleverandører, finansielle aktører. (Som i Corporate Social Responsibility)
§ Ved udviklingen af EMAS på by-niveau kan EMAS lære af Dogme-samarbejdets metoder til inddragelse og forankring af miljøindsatsen i hele civilsamfundet.
§ EMAS kan lære af sektorintegrationen i Dogme og lokal agenda 21. Virksomhedens miljøplaner kan integreres med andre af virksomhedens politikker for eksempel personalepolitikker, virksomhedsplaner, sundhedspolitikker.
tilbage til fokusområder
Dogme har sin styrke i det forpligtende miljøsamarbejde: ”en for alle - alle for en”. Når mange er med i klubben og arbejder for de samme overordnede mål når vi langt, men det kan på den anden side gøre samarbejdet tungt. Dogme-dokumentet er som en EU traktat: Der er mange samarbejdspartnere og derfor en omfattende beslutningskæde bag ændringen af Dogme-dokumentet. Derfor er Dogme-dokumentet ikke ændret siden 2000, og forventes først revideret som resultat af LIFE projektet i 2008.
”Det forpligtende miljøsamarbejde” er hjørnestenen i Dogme 2000, hvor kommunerne både samarbejder og konkurrerer om at løse opgaven bedst. Det forpligtende element er ikke alene på det metodiske niveau, for eksempel at kommunerne skal udarbejde grønt regnskab og Agenda 21 planer. Også på konkrete miljømålsætninger er Dogme forpligtende, for eksempel målet om nul pesticider og 75% økologisk kost i kommunerne er ambitiøse miljømål som kommunerne er forpligtet til at arbejde hen imod.
EMAS kunne med inspiration fra Dogme etablere netværk mellem EMAS virksomheder (eller byer ved EMAS på byniveau), der formulerer fælles mål for deres EMAS-indsats, udveksler erfaringer og gennemfører benchmarking af indsatsen.
Anbefaling: EMAS kan lære af Dogme 2000 omkring ”Det forpligtende miljøsamarbejde”
- EMAS kan hente inspiration fra Dogme i forhold til at etablere forpligtende netværk mellem byer der i fremtiden arbejder med EMAS på byniveau. Der kan etableres netværk mellem EMAS byerne, der udveksler erfaringer, definerer fælles mål og benchmarker deres indsats.
tilbage til fokusområder
EMAS er et klassisk miljøstyringssystem, og dermed er styringselementerne i systemet meget klart formuleret. Dogme 2000 er et samarbejds- og udviklingsprojekt, der har fokuseret på handling frem for bureaukrati. Nu er Dogme-samarbejdet eksisteret i syv år, og arbejdsgruppen vurderer at Dogme kan høste et udbytte fra styringselementerne i EMAS, således at der kommer en større grad af synlighed og gennemsigtighed i arbejdsgangene i samarbejdet.
Eksempler kunne være:
Dogme-arbejdsgrupperne bør have et mere klart kommissorium, deres indsatser og resultater kan afrapporteres mere tydeligt. Der er i øjeblikket krav om at alle arbejdsgrupper har en handleplan, men det kniber med opfølgninger på handleplanerne. Arbejdsgrupperne bør årligt beskrive og dokumentere deres fremdrift. Arbejdsgrupperne kunne forud for revisionen gennemføre en selvevaluering af årets indsats.
Når LIFE projektet er gennemført, vil arbejdsgrupperne naturligt få en tydeligere rolle igen og det være relevant at fokusere på styringen og forventningerne til arbejdsgrupperne. Her vil der være grundlag for en professionalisering af arbejdsgrupperne.
Ved arbejdet med analysen har det vist sig svært at finde dokumenter og tidligere beslutninger.
Dogme kan lære af EMAS styringselementer
Det anbefales:
- At Dogme udvikler en dokumentoversigt, så der er styr på nyeste versioner af dokumenter, herunder beslutninger indenfor Dogme samarbejdet.. Beskriv krav og arbejdsgange med hensyn til dokumenthåndtering. Et eksempel kunne være at alle arbejdsgrupper lægger referater i det fælles filarkiv.
- At Dogme 2000 tydeliggør hvad kommissoriet er for de enkelte arbejdsgrupper. Præciser rapporteringskravet til arbejdsgrupperne omkring deres indsatser og resultater.
tilbage til fokusområder |
