|
Dogme Life gruppen om revision har til opgave at udarbejde en ny model for Dogme-revisionerne. Den nye model kommer til at bestå af en revisionsprocedure og et sæt baggrundsdokumenter.
Proceduren er udarbejdet på baggrund af projektgruppens undersøgelse af problemerne med den nuværende revisionsmodel, drøftelser i gruppen ud fra egne erfaringer, interviews samt eksisterende miljøledelsessystemer (F.eks. EMAS).
Det foreslås, at proceduren omfatter følgende områder:
- Formål
- Entydighed - baggrundsdokumenter
- Ansvar
- Tidspunkt og frekvens
- Generel revision kontra temarevision
- Ekstern og intern revision
- Valg af ekstern revisor
- Valg af intern revisor
- Valg af interviewpersoner
- Skriftligt materiale
- Revisionskonklusioner
- Tidsforløb
Formål
Formålet med Dogme revisionen er at måle den enkelte kommunes fremdrift i forhold til Dogme 2000. Det er således ikke et formål, at revisionerne bruges til at sammenligne kommunerne. Dette blev besluttet af styregruppen på mødet den 24. august 2005
Entydighed
Det er vigtigt, at revisionerne er entydige og at vurderingerne bygger på de samme forudsætninger i alle kommunerne. Dette blev besluttet af styregruppen på mødet den 24. august 2005.
Revisionsgruppen foreslår derfor, at der udarbejdes baggrundsdokumenter for alle punkter i Dogme dokumentet. Baggrundsdokumenterne er guidelines for revisionen af de enkelte Dogme-punkter.
Ansvar
Ansvaret for, at revisionerne gennemføres i henhold til revisionsproceduren ligger overordnet hos den administrativt ansvarlige for Dogme arbejdet i de enkelte kommuner. I praksis vil det dog ofte være tovholderen for Dogme arbejdet eller en anden, der står for revisionerne.
Ansvaret for fastsættelse af tidspunktet for revisioner, udpegning af ekstern og intern revisor/revisorer samt andre forhold, der vedrører alle kommunerne, ligger i embedsmandsgruppen.
Tidspunkt og frekvens
Revisionerne skal så vidt muligt foregå samtidigt – og helst om efteråret eller vinteren - i alle kommunerne.
Der skal gennemføres 1 revision årligt i hver kommune. Der skal være mindst 10 måneder og højst 16 måneder mellem hver revision.
Generel revision kontra temarevision
De enkelte kommuner kan vælge om revisionen skal være generel, hvilket vil sige omfatte alle dele af Dogme dokumentet eller om revisionen skal gå i dybden med et enkelt eller nogle få temaer. Dog skal mindst hver anden revision være en generel revision, som omfatter hele dogme-dokumentet.
Ved temarevisionen interviewes flere mennesker indenfor det valgte tema, således at man kommer ordentligt i dybden med temaet og får mulighed for at se om kommunens udmelding i forhold til det pågældende dogme-punkt nu også holder. F.eks. kan man vælge grønne indkøb som tema og interviewe 10 personer fra daginstitutioner, plejecentre m.v. om deres indkøb frem for kun at interviewe den indkøbsansvarlige.
Ved temarevision anvendes baggrundsdokumenterne også, men de kan suppleres med yderligere spørgsmål.
Ekstern og Intern revision
Der skiftes mellem eksterne og interne revisioner således, at der hvert andet år gennemføres en ekstern revision og hvert andet år en intern revision.
Den eksterne revision gennemføres af en miljørevisor fra et akkrediteret revisionsfirma. Intern revision gennemføres af ansatte i Dogme kommunerne.
Intern revision skal være en temarevision.
Valg af ekstern revisor
Alle Dogmekommuner skal anvende det samme revisionsfirma og så vidt muligt også den samme revisor.
Hvert 4. år, altså efter hver 2. eksterne revision, skal embedsmandsgruppen vurdere, om opgaven med ekstern revision skal overgå til et andet firma. Som grundlag for styregruppens beslutning udarbejder Dogme sekretariatet en evaluering af de eksterne revisioner.
Valg af intern revisor
Alle Dogme kommuner udpeger mindst 2 interne revisorer hver. De interne revisorer foretager hvert andet år revision i andre Dogme kommuner.
De interne revisioner tilrettelægges således, at der deltager 2 interne revisorer i hver revision. De 2 interne revisorer kommer fra hver deres kommune og kan ikke foretage revision i deres egen kommune.
Dogme sekretariat skal udarbejde et forslag til fordeling af de interne revisorer inden hver intern revision.
De interne revisorer skal have deltaget i et kursus, inden de kan gennemføre revisionen.
Valg af interviewpersoner
Udvælgelse af interviewpersoner foretages af revisoren/revisorerne i samarbejde med den, der står for Dogme revisionen i den pågældende kommune.
Revisoren kan kræve, at personer fra bestemte områder bliver interviewet, men kan ikke udpege enkeltpersoner. Det er derimod kommunens opgave (Revisoren kan f.eks. kræve at interviewe daginstitutionsledere, men ikke bestemte dagsinstitutionsledere). En undtagelse er dog personer, som revisoren gerne vil geninterviewe.
Der bør indgå personer fra følgende niveauer:
- Det politiske
- Ledende embedsmænd
- Embedsmænd
- Decentrale ledere
- Decentrale medarbejdere
- Borgere eller foreninger
- Virksomheder eller erhvervsorganisationer/netværk
Områder og institutioner, der er ISO certificerede eller EMAS registrerede behøver ikke blive interviewet til Dogme revisionen.
Skriftligt materiale
Inden en revision skal revisoren/revisorerne have udleveret følgende i det omfang, det foreligger:
- De seneste 3 grønne regnskaber
- Gældende kommuneplan og planstrategi
- Gældende Miljø, Natur og/eller Agenda 21 plan og/eller politik
- Gældende indkøbspolitik
- Gældende kostpolitik
- Gældende retningslinier for miljørigtigt byggeri
- Andre væsentlige politikker i forhold til Dogme
- Udskrift af væsentlige politiske beslutninger om Dogme de sidste 2 år
- Notat om status for kommunens arbejde med miljøcertificering
- Notat om status på økologi procenten
- Større lokalplaner vedtaget de sidste 2 år
- Eventuelle strategiske miljøvurderinger gennemført de sidste 2 år.
- Lokale Agenda 21 planer eller andet materiale, der viser kommunens samarbejde med lokale borgergrupper
- Materiale om lokale virksomhedsnetværk eller andet, der viser kommunens samarbejde med lokale virksomheder
- Andet relevant materiale
Det skriftlige materiale skal indgå i revisionen på lige fod med interviewene.
Revisionskonklusioner
Der skal i konklusionen foreligge en grafisk fremstilling af, i hvor høj grad de tre dogmer er opfyldt. For delmålene under hvert af de tre dogmer angives det således grafisk, hvorvidt delmålet er opfyldt.
De forskellige niveauer, som kan karakterisere opfyldelsen af delmålene, er:
- fuldt opfyldt 100%
- opfyldt i større grad 75-100%
- opfyldt i middel grad 50-75%
- opfyldt i mindre grad 25-50%
- startfasen 0-25%
- ikke i gang 0%
Tidsforløb
Hvert år beslutter embedsmandsgruppen, hvornår revisionen skal foregå og godkender revisoren/revisorerne.
2 måneder inden selve revisionen foregår, holder den, der står for revisionen i de enkelte kommuner, møde med revisoren/revisorerne. Her starter udvælgelsen af de personer, der skal revideres.
Senest 1 måned inden revisionen skal udvælgelsen være tilendebragt, således at kommunen – hvis den ønsker det – kan holde informationsmøde for dem, der skal revideres og således, at aftalerne kan blive fastlagt.
2 uger efter revisionen er gennemført skal revisoren aflevere første udkast til revisionsrapport.
Hvis kommunen ønsker det, kan 1. udkast til revisionsrapport sendes til kommentering for faktuelle fejl og misforståelser hos de interviewede. Kommunen får 3 uger hertil.
Herefter får revisoren 2 uger til at gøre revisionsrapporten færdig.
Revisionsforløbet strækker sig således fra 2 måneder før revisionen går i gang til 7 uger efter, at revisionen er gennemført. Hertil kommer så den tid, der går fra den endelige revision er modtaget, til den har været politisk forelagt og kan offentliggøres.
Hvis revisionsforløbet kommer ind i en ferieperiode, vil det blive endnu længere.
|
